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    公文盖章,你戳对了吗?

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    2020-05-21 07:23:39

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    《党政机关公文处理工作条例》要求:“公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。”盖章是否规范合理,不仅考验秘书的职业技能,还会对整个单位工作造成重大影响,所以就要把握盖章的技巧和要求。

    下面结合实际工作谈一下公文盖章应注意的几个问题:

    盖章不规范的主要表现

    (一)应当加盖机关印章的却不盖章体。理由是上边有过规定:“文件有红头时可以不盖章”。殊不知这种“可以不盖章”的规定原本针对的是党委机关的某些特定的文件。即使是党委机关的公文,也是有条件的,不能一概而论。

    (二)不应该盖章的却又硬要盖章。比如,按照规定:“经法定会议表决通过的决议无须加盖机关印章”,但有人总觉得不盖章似有不妥,硬要去盖章,却又弄巧成拙。

    (三)文头的发文机关标识与落款处的印章不一致。文头是“XX市财政局文件”,落款处盖的却是“XX市财政局XX科”的印章;或文头是“XX市财政局文件”,落款处盖的却是“中共XX市财政局委员会”的印章,或者是反过来,党委机关文头加盖行政机关印章。


    印章的使用规则

    机关、单位的印章有三大作用,一是标志作用,二是权威作用,三是证明作用,所以无论是颁发与启用,还是管理与使用都有严格的程序和要求,必须遵循以下四点原则。

    (一)使用要认真审核。印章管理人员在用印前,要认真审核,明确了解用印的内容和目的。确认符合用印手续后,在用印登记簿上逐项登记,方可用印。

    (二)留存要立卷归档。对需留存的材料应在加盖印章后,留存一份,立卷归档。比如,合同、协议、领导人签批的信件草稿、印发的文件原件及文稿等。

    (三)不得在空白凭证上加盖印章。确因工作需要,由业务部门以领导机关名义颁发的凭证,需要事先加盖机关印章或套印然后填发的,经过领导批准可以盖章。但凭证要逐页编号,装订成册,由领用部门办理领用手续,按规定填发。

    (四)复印的证明文件要盖骑缝章。例如,从外单位取得多页文件的复印件或原件,但是要想证明这些复印件的文件是从该单位取得而并非伪造的,就需要盖骑缝章,即将该摞文件的翻页处一页页摊开盖上印章,使每一页都有此印章的一部分,合起来能够看出是完整的印章,这样无论从该摞文件中抽走其中的任何一张均能发现,能起到防伪的作用。例如:


    六种是否盖章的特殊情况

    (一)“会议纪要”是否加盖印章要看实际情况。会议纪要划分的方式是很多种,由于会议纪要的种类不同,格式的要求不同,盖章的要求亦不同。从是否盖章的角度说,会议纪要可分为无须盖章的会议纪要和必须盖章的会议纪要两种。

    1.必须盖章的会议纪要。必须盖章的会议纪要指的就是“文件”式会议纪要。这种会议纪要的发文机关标识(文头)带有“文件”字样,这种会议纪要就是必须要盖章的,其标识格式与正规公文一样。

    2.无须盖章的会议纪要。无须盖章的会议纪要,文头一般是“XXXXX会议纪要”,不带“文件”二字,因为这种会议纪要的格式编排与通行的简报极为相似,又被称叫做简报式会议纪要。这种会议纪要,正文之前没有主送机关,成文日期也不在正文之后,事实上也无法盖章。

    (二)命令(令)、议案不加盖机关印章。命令(令)、议案的一个共同特点是须由领导人签署或加盖领导人签名章,但不加盖机关印章。“命令(令)”由机关负责人签署,落款处签写姓名或加盖签名章,代表公文的作者,证实公文的效用,并将签署的公文向外发出,无须加盖机关印章。同样,各级国家行政机关向同级国家权力机关提出的“议案”,由机关领导人亲笔签署(或加盖领导人的签名章),也不应加盖行政机关印章。

    (三)法定会议通过的决议类公文不加盖印章。“决议”是党委机关的规定文种,属于典型的会议文件,是经法定会议按照法定程序进行表决,通过后才能形成决议,是没办法盖章的。党代会、人代会、工代会、团代会、股东代表大会等,所通过的决议,都无法盖章,因此就不盖章。正是因为无法盖章,所以一般把成文日期由正文之后改为标题之下加括号。

    (四)“决定”是否盖章有两种情况。如是法定会议表决通过的“决定”也是无法盖章的;如果是从其他渠道形成的“决定”(比如由各级领导机关直接制作并予以公布),当然就应该盖章了。

    (五)联合上报的公文,协办机关可以不盖章。在公文处理中,联合发文是比较常见的。在联合发文的组织过程中,主办机关和协办机关的作用是不一样的,盖章的要求也不一样。如是联合下发公文,发文机关都应当加盖印章;联合上报的公文,由主办机关加盖印章即可,协办机关无须加盖印章。

    (六)地市州盟以上党的机关下发公文可以不盖章。


    正确的加盖公章方法

    (一)单一机关行文时

    1.要在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名;

    2.印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置;

    3.印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

    例如:

    (二)联合机关行文时

    各发文机关署名要按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,(当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间)每排印章两端不超出版心,首排印章应当上距正文(或附件说明)一行之内,机关顺序整齐排列在日期、印章之间排列整齐,互不相交或相切,成文日期居右空4字。

    1.印章要一一对应、端正、居中下压发文机关署名;

    2.最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期;

    3.印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

    例如:


    (三)两点特别提示

    无论是单一机关行文还是联合机关行文,都要注意以下两点:

    1.加盖印章应上距正文2mm-4mm,端正、居中下压成文时间,印章用红色;

    2.当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务必使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

    本文标签: 公文 盖章

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